Khi tổ chức một sự kiện, bạn phải chú ý đến rất nhiều yếu tố để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Với kinh nghiệm từ Lyncha Event, chúng tôi luôn tuân thủ những quy trình chuẩn mực để sự kiện thành công. Hãy cùng khám phá 6 lưu ý quan trọng bạn cần nhớ khi tổ chức một sự kiện từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc nhé!

1. Nhân sự

Nhân sự là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của sự kiện. Nếu kế hoạch là khung xương, đội ngũ nhân sự tốt giống như dòng máu chảy trong cơ thể. Khi tổ chức sự kiện, cần đảm bảo sự phối hợp tốt giữa các bộ phận. Bất kể là từ nội bộ công ty, cộng tác viên cho đến các đối tác thuê ngoài.

• Nội bộ: Mỗi bộ phận trong công ty phải phối hợp chặt chẽ để đảm bảo sự kiện không bị gián đoạn. Nếu có sự lệch lạc trong quá trình làm việc, sự kiện chắc chắn gặp khó khăn.
• Cộng tác viên: Sự hỗ trợ từ cộng tác viên trong các công việc nhỏ như phục vụ trà nước, hướng dẫn khách mời là rất cần thiết. Việc thiếu hụt cộng tác viên sẽ dẫn đến những sai sót không mong muốn.
• Outsource: Ngoài ra, thuê các dịch vụ ngoài như MC, ca sĩ, diễn viên cũng rất quan trọng. Để tránh rủi ro, cần kiểm tra kĩ lưỡng trước khi sự kiện diễn ra và có phương án dự phòng.

2. Kế hoạch tổ chức sự kiện

Một sự kiện thành công bắt đầu từ kế hoạch chi tiết. Đối với nhân sự bạn cần chuẩn bị lịch trình cụ thể, sắp xếp vị trí cho từng nhân viên, đội hình phục vụ, khách mời. Ngoài ra cũng cần chú ý đến các yếu tố như ánh sáng, âm thanh.

Kế hoạch nên bao gồm các phương án dự phòng cho mọi tình huống. Hãy chú ý từ thời gian setup sân khấu đến trang trí sự kiện. Nếu bạn thuê địa điểm tổ chức, hãy chú ý đến thời gian mà đơn vị cho thuê cung cấp để có đủ thời gian chuẩn bị kĩ lưỡng.

3. Địa điểm tổ chức sự kiện

Chọn địa điểm phù hợp là yếu tố quan trọng khi tổ chức sự kiện. Địa điểm nên có vị trí thuận lợi, dễ dàng tiếp cận và đảm bảo các yếu tố cơ sở vật chất, an ninh.

• Vị trí: Địa điểm cần thuận tiện cho khách mời, nằm ở trung tâm và có cơ sở vật chất tốt.
• Sức chứa: hãy chắc chắn đảm bảo địa điểm đáp ứng đủ không gian cho số lượng khách mời tham dự. Tránh tình trạng thiếu chỗ hoặc thừa quá nhiều.
• Thời tiết: Chú ý thời tiết khi chọn địa điểm, đặc biệt là các sự kiện thực hiện ngoài trời . Nếu có thể thì nên tổ chức sự kiện trong không gian có mái che để tránh những sự cố bất ngờ.

4. Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Âm thanh và ánh sáng là hai yếu tố không thể thiếu khi tổ chức sự kiện. Một sự kiện có thể thất bại chỉ vì âm thanh kém chất lượng hoặc ánh sáng không tốt. Bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng các vấn đề kĩ thuật trước khi sự kiện diễn ra.

• Âm thanh: Âm thanh phải rõ ràng, không bị rè hoặc tắt nghẽn giữa chừng. hãy đảm bảo kết nối và đường truyền tốt để sự kiện diễn ra suôn sẻ.
• Ánh sáng: Hệ thống ánh sáng phải được bố trí khoa học. Chú ý phải phù hợp với concept của sự kiện, giúp tạo không gian thu hút.

5. Các đơn vị hợp tác và thuê ngoài

Nếu đơn vị bạn không đầy đủ để đáp ứng tất cả các khâu của sự kiện. Để sự kiện diễn ra thành công, bạn có thể cần hợp tác với các đơn vị F&B, thợ ảnh, quay phim… Các đơn vị này cần được liên hệ trước và thống nhất về thời gian, cách thức hoạt động. Ký kết hợp đồng rõ ràng để tránh các sai sót.

6. Phương án dự phòng cho rủi ro

Bất kỳ sự kiện nào cũng có thể gặp phải rủi ro. Chính vì thế, bạn luôn luôn phải chuẩn bị kế hoạch đối phó với mọi tình huống không mong muốn.

Một sự kiện hoàn hảo mấy cũng không tránh khỏi những vấn đề phát sinh như sự cố âm thanh, ánh sáng, khách mời đến trễ, thời tiết xấu,… Khi đó, việc chuẩn bị phương án dự phòng sẽ giúp bạn xử lý nhanh chóng. Và đương nhiên là để giữ cho sự kiện tiếp tục diễn ra mà không bị gián đoạn.

7. Bạn có thể chọn Lyncha Event?

Tổ chức sự kiện không phải là công việc dễ dàng. Tuy nhiên, với những lưu ý mà Lyncha Event chia sẻ trên đây, bạn sẽ có thể tổ chức một sự kiện thành công và hạn chế tối đa các rủi ro. Hãy liên hệ với Lyncha Event để nhận được sự hỗ trợ chuyên nghiệp và đảm bảo mọi sự kiện đều hoàn hảo đến từng chi tiết!

Với kinh nghiệm dày dạn tổ chức sự kiện, Lyncha mong muốn sẽ có cơ hội được đồng hành cùng các bạn trong các sự kiện lớn nhỏ. Liên hệ qua website, fanpage hoặc hotline: 0877 365 999 nếu bạn còn muốn biết thêm về chúng tôi nhé!